Excel 2007: ЧАстые ВОпросы

Содержание урока:

1. Можно ли на диаграмме Excel использовать фотографию в качестве фона?

2. Как защитить файл от несанкционированного доступа?

3. Как быстрее всего скопировать целый лист из одной рабочей книги (или файла) в другую?

4. Можно ли изменить расположение данных на листе с горизонтального (по строкам) на вертикальное (по столбцам) (т.е. поменять местами строки и столбцы)?

5. Как разместить на одной диаграмме 2 графика с разным масштабом данных?

6. В моей таблице есть строки, содержащие второстепенные данные. Они редко используются, но занимают много места в таблице. Можно ли их временно убирать с экрана?

7. Можно ли искать ячейку с заданным текстом сразу во всей книге, а не только на текущем листе?

8. Я ввожу большой объем данных в таблицы Excel. При этом иногда случаются опечатки. Можно ли автоматически блокировать ввод заведомо некорректных данных?

9. В мою таблицу данные уже введены. Можно ли автоматически проверить их корректность?

10. В моей таблице есть много различных формул, и иногда бывает непонятно, как получился тот или иной результат. Можно ли упростить процесс отслеживания вычислений?

11. По службе я передаю своим коллегам файл Excel, c важной финансовой информацией на одном из листов. Можно ли запретить редактирование ячеек на этом листе, оставив возможность просмотра содержимого? При этом возможность редактирования других листов должна сохраниться.

12. Можно ли оставить возможность ввода данных в некоторые ячейки после защиты рабочего листа Excel?

13. Как в Excel автоматически создать нумерованный список?

14. Как можно быстренько просуммировать ячейки?

====================================================================

1. Вопрос: Можно ли на диаграмме Excel использовать фотографию в качестве фона?

Ответ: В диаграмме Excel можно использовать фотографии в качестве фона. Для этого нужно войти в меню форматирования области построения диаграммы, щелкнув по ней правой кнопкой мыши:



В появившемся окне в разделе Заливка установите переключатель в положение Рисунок или текстура и выберите фотографию для фона из файла:



Диаграмма будет выглядеть, например, вот так:




2. Вопрос: Как защитить файл от несанкционированного доступа?

Ответ: Нужно поставить пароль для открытия этого файла. Процедура следующая: из меню Office (большая круглая кнопка в верхнем левом углу) выберите команду Сохранить как – Книга Excel (или просто нажмите клавишу F12):



В появившемся окне Сохранение документа выберите команду Сервис – Общие параметры…



Затем введите пароль для открытия и нажмите ОК. После задания пароля сохраните файл.



Внимание! Ответственность за сохранность пароля полностью лежит на пользователе. Если Вы его забудете, на контрольный вопрос про то, как вас называли в школе и т.п. отвечать будет некому. Эта веселая процедура распознавания пользователя в пакете офисных программ не предусмотрена.


3. Вопрос: Как быстрее всего скопировать целый лист из одной рабочей книги (или файла) в другую?

Ответ: Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку этого листа и выберите команду Переместить/скопировать из контекстного меню:



В появившемся окне в поле «в книгу:» выберите файл с рабочей книгой, в который вы хотите скопировать выбранный лист. Также укажите, в какое место книги лист надо поместить. Не забудьте отметить флаг Создать копию, иначе лист будет перемещен.




4. Вопрос: Можно ли изменить расположение данных на листе с горизонтального (по строкам) на вертикальное (по столбцам) (т.е. поменять местами строки и столбцы)?

Ответ: Эта операция называется транспонированием таблицы:



Для транспонирования таблицы выделите ее и нажмите кнопку Копировать или клавиши Ctrl + C. Затем установите курсор ячейки в место вставки будущей транспонированной таблицы и выберите команду Специальная вставка на вкладке Главная:



В диалоговом окне Специальная вставка отметьте флажок Транспонировать и нажмите Ок.




5. Вопрос: Как разместить на одной диаграмме 2 графика с разным масштабом данных?

Ответ: Если числовые диапазоны рядов данных сильно отличаются, например, сотни и единицы, то на графике они могут отображаться не корректно. Для решения этой проблемы, ряды данных разных масштабов следует отображать на разных вертикальных осях. На примере видны разные оси (Объем и Цены), соответствующие разным графикам:



Чтобы отобразить график (ряд данных) на вспомогательной оси, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Формат ряда данных:




В появившемся окне в разделе Параметры ряда установите переключатель в положение По вспомогательной оси:




6. Вопрос: В моей таблице есть строки, содержащие второстепенные данные. Они редко используются, но занимают много места в таблице. Можно ли их временно убирать с экрана?

Ответ: Да, воспользуйтесь группировкой. Часть строк или столбцов в таблице Excel можно сгруппировать. Сгруппированные строки и столбцы можно по мере необходимости скрывать или отображать одним щелчком мыши. Чтобы сгруппировать строки их нужно выделить и воспользоваться командой Группировать на вкладке Данные:



Сгруппированные строки выделяются жирной черной линией и кнопкой, щелкая по которой строки можно скрывать и отображать:



На следующем рисунке строки 3-6 сгруппированы и скрыты:



7. Вопрос: Можно ли искать ячейку с заданным текстом сразу во всей книге, а не только на текущем листе?

Ответ: Да. Для этого воспользуйтесь командой Найти и выделить -> Найти на вкладке Главная или, что проще, нажмите сочетание клавиш Ctrl + F:



Затем в появившемся окне введите искомый текст и, если хотите искать во всей книге Excel, нажмите кнопку Параметры >>:



Затем установите параметр Искать в значение "в книге" и нажмите кнопку Найти все или кнопку Найти далее:



8. Вопрос: Я ввожу большой объем данных в таблицы Excel. При этом иногда случаются опечатки. Можно ли автоматически блокировать ввод заведомо некорректных данных?

Ответ: Да. В таблице Excel можно автоматически проверять корректность вводимых данных. Для этого нужно выделить те ячейки, в которые будет производиться ввод данных с проверкой, и воспользоваться командой Проверка данных на вкладке Данные:



В появившемся окне на вкладке Параметры выберите подходящий критерий корректности данных. Например, такой:



Затем перейдите на вкладку Сообщение для ввода и введите подсказку, которая будет выдаваться при вводе данных в таблицу:



В таблице сообщение будет выглядеть так:




Также на вкладке Сообщение об ошибке введите сообщение, которое будет возникать в случае ввода неправильных данных:



Сообщение об ошибке будет выглядеть так:



После реализации описанных выше действий можно будет вводить данные, используя сервис проверки.

9. Вопрос: В мою таблицу данные уже введены. Можно ли автоматически проверить их корректность?

Ответ: Да. Можно проверять корректность данных после их ввода в таблицу Excel. Для этого выделите те ячейки, данные в которых нужно проверить, выберите команду Проверка данных на вкладке Данные, и введите критерий корректности данных (о том, как задать критерий см. в ответе на предыдущий вопрос). В разные диапазоны ячеек можно вводить разные критерии корректности.
Затем на вкладке Данные раскройте кнопку со списком Проверка данных и выберите команду Обвести неверные данные:




Некорректные данные будут обведены:




Команда Удалить обводку неверных данных очищает выделение:




10. Вопрос: В моей таблице есть много различных формул, и иногда бывает непонятно, как получился тот или иной результат. Можно ли упростить процесс отслеживания вычислений?

Ответ: В Excel можно автоматически указать ячейки, участвующие в вычислении формулы (влияющие ячейки). А также указать ячейки, значение в которых зависит от других ячеек (зависимые ячейки). Для этого нужно воспользоваться командами Влияющие ячейки и Зависимые ячейки на вкладке Формулы:



Команда Влияющие ячейки помечает точками ячейки, значения которых влияют на результат формулы в выделенной ячейке:



Команда Зависимые ячейки указывает стрелкками на ячейки, значения которых зависят от выделенной ячейки:




Команда Убрать стрелки убирает выделения зависимых и влияющих ячеек:



11. Вопрос: По службе я передаю своим коллегам файл Excel, c важной финансовой информацией на одном из листов. Можно ли запретить редактирование ячеек на этом листе, оставив возможность просмотра содержимого? При этом возможность редактирования других листов должна сохраниться.

Ответ: Запретить редактирование отдельного листа можно командой на вкладке Рецензирование – Защитить лист:



Назначьте пароль и отметьте флажками те действия, которые Вы разрешаете делать пользователям на этом листе. По умолчанию разрешается только выделять ячейки. Но можно добавить возможности форматировать ячейки, вставлять новые столбцы или строки и т.п.



Чтобы снова включить возможность ввода данных в ячейки защищенного листа, воспользуйтесь командой на вкладке Рецензирование – Снять защиту листа. При этом введите пароль для снятия защиты, если он был установлен:



12. Вопрос: Можно ли оставить возможность ввода данных в некоторые ячейки после защиты рабочего листа Excel?

Ответ: По умолчанию, все ячейки блокируются после защиты листа. Однако, можно разрешить редактирование заданного диапазона ячеек. Для этого перед защитой рабочего листа следует выделить этот диапазон и снять переключатель на вкладке Главная Формат – Блокировать ячейку:



После этой операции защитите лист командой на вкладке Главная Формат – Защитить лист… Эта команда аналогична команде со вкладки Рецензирование, рассмотренной в предыдущем вопросе.

Ячейки с отключенной блокировкой останутся доступными для редактирования после защиты листа:




13. Вопрос: Как в Excel автоматически создать нумерованный список?

Ответ: В Excel можно автоматически заполнять ячейки порядковыми номерами, датами, текстом. Для этого нужно навести курсор мыши на маркер автозаполнения в правом нижнем углу выделенной ячейки. При этом курсор мыши отобразится в виде черного перекрестия:



Нажав левую кнопку мыши, протяните маркер вниз, выделив, таким образом, ячейки столбца серой рамкой:



Отпустите кнопку мыши. Столбец заполнится копией значения первой выделенной ячейки, и появится кнопка с опциями автозаполнения:



Теперь, чтобы заполнить столбец порядковыми номерами, нажмите на кнопку Параметры автозаполнения (Auto Fill options) и выберите пункт Заполнить (Fill Series):



Таким образом, получится нумерованный список:




14. Вопрос: Как можно быстренько просуммировать ячейки?

Ответ: Сумма чисел в выделенных ячейках Excel автоматически отображается в строке состояния. Если в выделение включены ячейки с текстом, то они не учитываются при суммировании:



Помимо суммы в строке состояния может отображаться количество выделенных ячеек, среднее арифметическое, минимальное и максимальное значение и другая информация. Настройка строки состояния осуществляется щелчком по ней правой кнопкой мыши: