Постановка задач при помощи MS Office Outlook 2003.

1.1 Цель
Использование MS Office Outlook 2003 при постановке задач.

1.2 Формируются навыки:
Назначение, принятие или отклонение задачи, управление задачами.

1.3 Определения
Задача - это действие (последовательность действий), назначаемое одному человеку или самому себе.

1.4 Требования к пользователям: владение MS Windows, MS Office.

1.5 Назначение задачи

1.5.1 В открытом окне приложения MS Office Outlook на панели инструментов в меню "Создать" выберите "Задача" (Рис. 1):



Рис. 1 Создание задачи

1.5.2 В открывшемся окне Задачи в первую очередь заполняется поле "Категории" (Рис. 2).



Рис. 2 Присвоение задаче категории

Задаче желательно присвоить все категории, к которым она относится (в том числе категорию места и действия). Это делается для того, чтобы затем можно было применить сортировку и просмотреть все свои (назначенные кем-то или самостоятельно) задачи, относящиеся к какой-либо категории.

1.5.3 Вышеперечисленные категории задач вносятся пользователем вручную. Для этого необходимо зайти в Главный список категорий, удалить имеющиеся там категории и внести вручную необходимые позиции в строке Новая категория (Рис. 3, п. 1).

После внесения новой категории надо нажать на кнопку "Добавить"(Рис. 3, п. 2), в результате чего новая категория отобразится в Главном списке категорий. Когда Главный список категорий будет окончательно сформирован, нажмите "OK", и ваши записи автоматически перенесутся в Список имеющихся категорий.

1.5.4 После окончательного формирования Списка имеющихся категорий необходимо выбрать подходящие позиции, поставить напротив них маркер ("галочку") и нажать "ОК".



Рис. 3 Создание списка категорий задач

1.5.5 После заполнения поля Категории заполняется поле Темы задачи.

1.5.6 Затем в поле сообщения пишется непосредственно задача, которую необходимо выполнить (Рис. 4, п.2).



Рис. 4 Заполнение поля Тема, постановка задачи.

1.5.7 При назначении задачи можно указывать срок, в который эта задача должна быть выполнена, а также можно поменять важность задачи на "низкая" или "высокая" (по умолчанию стоит "обычная" важность).

1.5.8 После того, как все необходимые поля будут заполнены, задача назначается другому человеку. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку "Назначить задачу" (Рис. 5).
В открывшемся окне нажмите на кнопку "Кому" и выберите из списка человека, которому ставится задача (Рис. 6).



Рис. 5 Кнопка "Назначить задачу"



Рис. 6 Назначение задачи

1.5.9 Теперь у вас заполнены все поля. Нажмите кнопку "Отправить".

1.6 Получение задачи

1.6.1 В почтовом ящике в папке "Входящие" вы увидите сообщение (Рис. 7):



Рис. 7 Получение задачи

1.6.2 Откройте полученное сообщение в отдельном окне (Рис. 8) и прочитайте его.



Рис. 8 Задача

1.6.3 Затем откройте вкладку "Подробно", где могут быть полезные комментарии (Рис. 9).



Рис. 9 Подробности задачи

1.6.4 Ознакомившись с содержанием задачи, примите решение "Принять" или "Отклонить" ее, и нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

1.7 Отклонение задачи

1.7.1 В случае Отклонения (Рис. 10 и Рис. 11) вы можете написать причину отклонения и указать альтернативные возможности выполнения данной задачи.



Рис. 10 Отклонение задачи



Рис. 11 Причина отклонения задачи

1.7.2 Получив обновленную задачу с измененными условиями (в данном случае это срок) необходимо принять задачу (Рис. 12).

1.8 Прием задачи

1.8.1 При нажатии на кнопку "Принять задачу" вы также получите диалоговое окно – нужен ли ответ.



Рис. 12 Прием задачи

1.8.2 При получении задачи обратите внимание на категории, присвоенные этой задаче ее создателем. При необходимости добавьте задаче ту категорию, которой она соответствует в вашем рабочем процессе, чтобы в списке задач при сортировке вам ее было легко найти.
Для этого в папке "Задачи" необходимо найти принятую задачу. Откройте ее, нажмите на кнопку "Категории" и выберите из списка категорию, соответствующую вашей задаче.



Рис. 13 Добавление задаче категории

1.9 Назначение задачи себе.

1.9.1 В целях фиксации задач, планов работы на будущее и просто мыслей по предстоящим делам, а также для более эффективного планирования и структурирования своих действий можно использовать MS Outlook, Задачи.

1.9.2 Единственным отличием создания задачи себе от назначения задачи кому-либо является то, что вам не надо в этом случае "Назначать задачу" другому человеку, а надо просто нажать на кнопку "Сохранить и закрыть" (Рис. 14).



Рис. 14 Сохранение задачи

1.10 Выполнение задачи

1.10.1 В папке Задачи находим назначенную или поставленную себе задачу и планируем ее выполнение.

1.10.2 Можно установить оповещение для того, чтобы в нужное время вы были извещены о данной задаче или о приближении срока ее выполнения (Рис. 15).



Рис. 15 Настройка оповещения

1.10.3 Состояние задачи (Рис. 166):

 "Не началась" – задача не принята;
 "Выполняется" - конкретное время работы над задачей – это состояние переключайте и одновременно прописывайте % выполнения;
"Завершена" - это финал выполнения задачи – после этого она пропадает из активных задач и тому, кто поставил задачу, отправляется отчет;
 "В ожидании" – состояние, когда для продолжения выполнения данной задачи вам нужно получить дополнительную информацию от других людей;
 "Отложена" – во всех случаях, когда вы не работаете непосредственно над задачей, но она не закончена, не завалена и т.д., просто следующий сеанс работы над задачей еще впереди.



Рис. 16 Состояние задачи

1.10.4 При смене статуса с "Выполняется" на "Отложена", можно указать процент выполнения задачи (Рис. 17) и написать комментарии перед сохранением и закрытием письма. Можно также прикладывать используемые документы. На вкладке "Подробно" есть возможность фиксировать длительность задачи и стоимость дополнительных ресурсов, расходов и т.д (Рис. 18).



Рис. 17, п.1 Фиксация текущего состояния задачи,
п.2 Отчет о состоянии выполнения задачи



Рис. 18 Заполнение вкладки "Подробно"

1.11 Отображение списка задач. Поиск.

1.11.1 Если вы хотите увидеть список всех своих задач без разбивки по категориям, то в разделе задач выберите текущее представление "Простой список" (Рис. 19).
В этом текущем представлении задачи могут быть сортированы по теме (как показано на рисунке), сроку, степени готовности, ответственным и т.д. в алфавитном прямом или обратном порядке (либо по возрастанию и убыванию величин/дат для полей с цифровыми значениями). Для этого нажмите на "галочку" (вверх/вниз), расположенную справа от названия поля, к которому вы хотите применить сортировку.



Рис. 19 Отображение задач в виде простого списка.

1.11.2 Вы также можете настроить текущее представление, чтобы отобразить или скрыть поля задачи. Для этого нажмите "Настроить текущее представление"-> "Поля". В появившемся окне в списке имеющихся полей выберите необходимое и нажмите кнопку "Добавить"(Рис. 20).



Рис. 20 Добавление полей в текущее представление

1.11.3 Для просмотра задач с интересующей вас категорией есть два способа.
Первый способ позволяет просмотреть все категории и задачи, которые они содержат. Для этого выберите текущее представление "По категориям" и "разверните" ту категорию, содержание которой вы хотите увидеть (Рис. 21).



Рис. 21 Сортировка задач по категориям

Второй способ позволяет вычленить только задачи с интересующей категорией. Для этого в текущем представлении "Простой список" в строке "Просмотреть" введите нужную категорию и нажмите "Найти"(Рис. 22).



Рис. 22 Просмотр задач с определенной категорией

1.12 Завершение задачи

1.12.1 После выполнения задачи ее состояние меняется на "Завершена" и отправляется отчет человеку, назначившему задачу. Работа над задачей считается завершенной.

1.12.2 Завершенная задача в списке задач автоматически зачеркивается, чтобы не отвлекать ваше внимание от текущих дел.