Искусство управления временем

Introduction

Чем отличается человек, у которого есть свободное время, от того, у кого подобного времени нет? У первого имеется выбор – делать что-то или нет, а второй такого преимущества лишен. Он должен просто делать и все. А чем отличается человек от животного? Правильно, возможностью выбора. Наша цель – свобода от времени. Именно так мы будем трактовать тайм-менеджмент в дальнейших уроках.

Если, просыпаясь утром, вы с ужасом осознаете, что весь сегодняшний день под завязку забит делами и встречами, вы уже продали свое время, фьючерс оформлен и нужно срочно платить – неужели это то, о чем вы мечтали в детстве?!

Вы продали свою жизнь вперед, и теперь единственный способ вернуть хотя бы один свободный денек – это заболеть. Не волнуйтесь, вам это удастся,  и не нужно будет никого обманывать. Придет врач и выдаст индульгенцию. Теперь вы будете всегда трудиться или болеть, а на заработанные деньги покупать то, что продали крупным оптом – своё время. Продали одиннадцать месяцев, купили один. Хотя, на самом деле, заслуживаете всех двенадцати и ни секундой меньше! Конечно, не все так мрачно. Я утрирую. Есть еще выходные, есть вечера и ночи, да и на службе своей вы не все время же корпите, бывают и перекуры. Тут важно честно ответить на вопрос: вы одинаково цените все свое время или только часть его? Так вот,  нужно ценить все свое время. Для этого нам и нужно научиться управлять им.

Бывает так, что пытаясь достичь вполне определенных целей, получаешь совершенно иные результаты. Хотел похудеть – вылечил печень. Желал накачать пресс, исправил осанку. Стал изучать китайский – научился правильно дышать и начал петь. Приятные побочные эффекты. Хотя побочны они только не первый взгляд. Точно также и с тайм-менеджментом: хотел по-умному организовать свой рабочий день – получил массу свободного времени. Откуда? Почему? Зачем? Ведь, собственно, ТМ заинтересовал меня в тот момент, когда я понял, что ничего не успеваю, жизнь проходит, увяданья золотом охвачен, я не буду больше молодым, и нужно что-то с этим делать. Ну и т.д. Нашел книжку Архангельского, потом вышел на Алена и GTD, разобрался, успокоился и теперь могу рассказать обо всем по порядку.

Ли Якокка говорил Филипу Колдуэллу, возглавившему компанию «Форд» после его ухода: «Ваша беда в том, Фил, что вы окончили Гарвард, где вас учили не переходить к действиям, пока не станут известны все факты. В вашем распоряжении имеется 95 процентов фактов, но вы затрачиваете еще шесть месяцев на то, чтобы добыть последние пять процентов. К моменту, когда вы их наконец добыли, оказывается, что они уже давно устарели, так как рыночная ситуация претерпела изменения. Вся жизнь – это фактор времени».

Лео Бабаута, писатель-фрилансер с острова Гуам, предлагает ограничить ежедневный список тремя самыми важными делами. Он утверждает, что большинство последователей GTD (Getting Things Done) тратит большую часть времени, собирая и перерабатывая информацию, вместо того, чтобы действительно делать дела.

Именно в этом мастерство: спокойно забыть о важных вещах ровно до того момента, как понадобится о них вспомнить! И не суетитесь, что вдруг вы не вспомните. Вам НЕ НАДО вспоминать. У вас есть первый и самый надежный слуга в вашей жизни – компьютер.

Согласитесь, глупо жить в ХХI веке и не пользоваться для управления временем таким замечательным инструментом, каким является компьютер. Он запоминает, напоминает, красиво все изображает и приятным голосом докладывает. Словом, не инструмент, а почти человек, если не лучше. Единственная беда у нас, как всегда, с мозгами, то есть с программой для компьютера.

Не ищите ничего, намучаетесь, сломаете компьютер, потратите много времени, прежде чем поймете, что лучшая программа – это та, которую вы настроите сами для себя, самостоятельно, стало быть,  лучший софт для ТМ – это гибко настраиваемый софт. Для настройки берем программу Outlook и создаем из нее инструмент для управления временем.  

 Урок 1. Краткий обзор основ GTD
Если вы читали книгу Getting Things Done или просто знакомы с системой, то можете легко пропустить этот урок.

Наверняка почти все, кого раньше называли «человек со бзиком», а теперь гордо величают «гиком», в общем, все очкарики-внудеркинды, интересующиеся повышением личной продуктивности, хоть что-то слышали или читали о GTD или Getting Things Done. GTD – система продуктивности (личной, конечно), разработанная Дэвидом Аленом для ответственных работников (busy executives), которая стала культовой среди гиков. Посещаемость популярных блогов типа 43Folders и Black-Belt Productivity  резко увеличилась, когда там началось обсуждение этой темы.

В общих чертах, GTD – это система, помогающая собрать, организовать и использовать все ваши идеи, мысли, записки, бумажки, листочки, списки дел и прочее. Но, очевидно, не это привлекло внимание гиков.

Если еще короче, GTD учит вас собирать всю входящую информацию в одном определенном месте (inbox), а потом проводить такой ритуал: каждую входящую бумажку (item) берем в руки только один раз, думаем, что с ней делать в данный момент и делаем это (processing). Заметьте, что акт сбора информации и акт процессинга (расфасовки бумажек по файлам и папкам) должны быть строго отделены друг от друга – это разделение – интегральная часть всей системы.
Ну, и наконец, в чем смысл всего этого? Основной смысл Getting Things Done в том, что вы можете собрать все свои разрозненные списки дел и случайные записи на бумажке в одном месте и дать, наконец, отдохнуть своему мозгу, отпустив контроль за ситуацией. Это на самом деле позволит вам сосредоточиться на том, что вы будете делать прямо сейчас и не думать о всякой ерунде. В момент сортировки дел вы определяете, к какому проекту они принадлежат (если они сами не являются проектами), определяете наилучший контекст их выполнения, и на время забываете о них. Идеально отлаженная GTD система сама готовит для вас список дел, которые нужно или можно сделать прямо сейчас или говорит, что таких дел нет. Все. На входе – разрозненные записи и грязные носки, на выходе – повестка дня и крахмальный воротничок. Мы готовы, зовите народ.

Продолжение следует…