Что первое вам приходит в голову, когда вы слышите слово «секретарь»? Скорее всего, вы рисуете образ длинноногой блондинки, тупо отвечающей по телефону, от скуки подпиливающей наманикюренные ногти и набирающей текст на компьютере двумя пальцами и непременно состоящей в сексуальной связи с непременно старым, толстым и лысым шефом.

Ни для кого не секрет, что именно такие экземпляры все еще существуют, и именно их можно назвать таким неприятным словом – секретарша.

На самом деле, профессия секретаря очень важная и трудная. Кто-то скажет: чего здесь трудного – набирай тексты, да отвечай на звонки. Это не так.
В хорошей фирме секретарь является, можно сказать, вторым лицом после генерального директора.

Если бухгалтер занимается исключительно своими делами, отдел снабжения – своими, то на секретаря сваливается, так же как и на директора, множество обязанностей.

Посудите сами:

1. Общение по телефону. Вам нужно не только приветливо ответить на звонок, но и знать, кто есть на рабочем месте и готов поговорить, кто занят и сейчас подойти не может, кто попросту не желает разговаривать по каким-то причинам (вы же не скажете «Иван Иваныч с вами разговаривать не желает!», поэтому нужно придумать, что «он на совещании, перезвоните после обеда»). Вам нужно знать все внутренние номера сотрудников, запомнить информацию, которую оставляют звонившие для отсутствующих. Иногда вам нужно бронировать номера в гостиницах для отправляющихся в командировку, да просто самим делать какие-то деловые звонки. Принимать и отправлять факсимильные сообщения. А теперь представьте, что компания достаточно большая, и сотрудников не пара-тройка человек, а десятка два в одном только отделе. Каждому звонят, почти от каждого исходят документы для отправки по факсу.

2. Обработка документации. Тоже достаточно сложное дело. Ведь недостаточно просто принять письмо или набрать его в текстовом редакторе. Нужно присвоить им определенные номера, рассортировать, что-то в архив, что-то срочно на подпись. Если, например, в строительной компании ведется очень много объектов, то бумаги следует еще сортировать соответственно по объектам, чтобы при первом требовании найти нужную, а не копаться в ворохе листов А4.

3. Офисная техника. Копиры, сканеры, плоттеры, принтеры, факсы. Со всем этим великолепием нужно уметь обращаться, а ведь есть люди, которые не могут толком разобраться в настройках мобильного телефона. Обязательно нужно следить за наличием расходных материалов к технике, чтобы в один прекрасный момент, когда нужно срочно распечатать важный документ, в принтере не закончился картридж.

4. Умение работать на компьютере. Хорошему секретарю необходимо быстро и грамотно набирать тексты, ориентироваться в просторах Интернета, обрабатывать электронную почту, иногда возникает необходимость работы с электронными таблицами, презентациями.

5. Жизнь офиса. Нередко на секретаря возложена еще и обязанность следить за наличием канцелярских принадлежностей, бумаги, а иногда и продуктов питания. Кроме того, секретарь встречает посетителей, клиентов, должен предложить им кофе или чай и как-то разрулить ситуацию, когда шеф сильно занят, а посетитель слишком настойчив.

Одна девушка, которая работает секретарем в небольшой строительной фирме, выходила замуж и, соответственно, «гуляла» три положенных дня. Когда она вернулась, то кроме приятной суммы в конвертике в качестве подарка от руководства к свадьбе и огромного букета роскошных кремовых роз, она получила признание шефа, что без нее работа фирмы просто встала.

Так что не обижайте секретарей обидным словом «секретарша»!