Наставничество в организации. Урок 4. Наставничество как процесс
- Об уроке
- Читать урок
Наставничество в организации. Урок 4.
Наставничество как процесс.
Наставничество, в соответствии с требованиями современной науки управления, должно рассматриваться как процесс.
Процесс – совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, преобразующая входные элементы в выходные элементы.
В соответствии с требованиями ИСО/ТК 176 №484 «Принципы менеджмента качества» желаемый результат достигается более эффективно, когда соответствующими ресурсами и видами деятельности управляют как процессами.
Ключевые преимущества управления ресурсами и деятельностью как процессом:
Возможность снижения затрат и сокращения времени цикла за счет эффективного использования ресурсов.
Ресурсами при осуществлении наставничества являются время, финансы, люди, информация. Управление наставничеством как процессом позволяет планомерно расходовать и использовать ресурсы. К расходуемым ресурсам принадлежат время и финансы. Расходование последних требует пояснения. Помимо прямых затрат (выплаты, приобретение учебных пособий и др.) существуют косвенные расходы, например, отвлечение наставника от основной работы, исполнения прямых обязанностей. Использование процессного подхода позволяет подавать ресурсы в необходимом объёме, непрерывно и своевременно. Подача ресурсов в необходимом количестве позволяет снижать затраты на приобретение, хранение (складирование) различных материалов. Время цикла сокращается вследствие того, что ресурсы, необходимые для нормального протекания процесса подаются своевременно и непрерывно. Ресурсы, их перечень, количество, время подачи фиксируются при описании процесса.
Улучшенные, согласованные и прогнозируемые результаты.
Процессный подход позволяет не только получить результаты в короткие сроки. Улучшение результатов достигается мониторингом – непрерывным наблюдением за процессом. Это позволяет вносить коррективы в ход процесса. Согласованность достигается планированием, прогнозируемость – целеполаганием, планированием, мониторингом и контролем над ходом процесса.
Процессный подход позволяет сконцентрироваться на
возможностях улучшения и приоритетности.
Постоянное улучшение процесса, деятельности – требование времени. Процессный подход позволяет видеть и осознавать периоды, этапы, элементы, требующие усовершенствования, а затем осуществлять улучшение процесса. В ходе процесса бывают периоды, когда нужно принять решение о приоритетности действий или ресурсов. Так, например, на определённом этапе приоритетом может оказаться подача ресурса, увеличение объёма или количества ресурса и т.д. Разумеется, совершенствование возможно и в том случае, если процессный подход не применяется. Но «сконцентрироваться на возможностях» удобнее, проще и легче тогда, когда применяется процессный подход.
Применение принципа "Процессный подход" обычно проявляется в следующих действиях:
• Применение структурированных методов для определения ключевых видов деятельности, необходимых для получения желаемого результата.
Результат, который должен быть получен в результате осуществления процесса «Наставничество» - освоение опыта, элементов корпоративной культуры, усвоение информации. Для получения результата необходима, помимо ресурсов, определённая деятельность. Деятельность многогранна, многопланова, сложна. Другими словами, достижение результата возможно при осуществлении множества действий. Так, например, необходимо подготовить рабочее место, составить план, обучить наставников и многое другое. Очевидно, что все действия важны. Но применение процессного подхода даёт возможность выделить ключевой вид деятельности – обучение.
• Установление ясной ответственности и отчетности для руководства ключевыми видами деятельности.
Это проявление процессного подхода не нуждается в пояснениях.
• Понимание и измерение возможностей ключевых видов деятельности.
До тех пор, пока не производится измерение и нормирование видов деятельности, невозможно осуществление целей в установленные сроки. Процессный подход проявляется в установлении, измерении и нормировании сроков овладения трудовыми навыками.
• Определение внутренних и внешних взаимосвязей между функциями организации.
Наставничество не существует само по себе, а включено во внутреннюю структуру организации. Система наставничества связана со структурными подразделениями организации. Нарушение связей делает систему наставничества, по меньшей мере, бесполезной.
• Сосредоточенность руководства на таких факторах, как ресурсы, методы и материалы, которые улучшают ключевые виды деятельности организации.
Улучшение обучения, наставничества невозможно без обеспечения ресурсами и методиками. Часто непонимание этого приводит к тому, что система наставничества прекращает существование. Понимание руководством организации значения ресурсов и методик для осуществления наставничества – одно из проявлений процессного подхода.
• Оценивание рисков, последствий и воздействий для потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон.
Введение системы наставничества и правильное её функционирование не несёт никаких угроз для потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон. Внутри системы потребителем услуг является подшефный. При описании процессов, возможно предвидеть, какие положительные последствия будет иметь обучение для подшефного.
Упрощенная схема процесса (рис. 1) включает вход, непосредственно процесс, его выход. Для осуществления собственно процесса необходимо осуществить управляющие воздействия.
Рис. 1. Простейшая схема процесса
Входом процесса «Наставничество» являются ресурсы. Основными являются:
Документы – Положение о наставничестве,
Программа осуществления системы наставничества,
Приказы руководителя организации,
Положение о системе обучения,
Приказы и распоряжения, касающиеся кадров и др.;
Финансы - Средства, выделяемые на осуществление наставничества;
Люди - Работники, которым делегировано право проводить обучение в формате наставничества, лица, контролирующие деятельность наставников, подшефных и др.;
Время - Время, выделенное на осуществление наставничества, создание отчётов, проведение мониторинга и т.д.
Другие ресурсы (например, знания, навыки, как наставляемого, так и подшефного, лиц, осуществляющих мониторинг и т.д.)
Предшествующий процесс – например, процесс установления контакта наставника и подчинённого.
В ходе процесса происходит преобразование ресурсов в выходные элементы.
Преобразование перечисленных ресурсов означает передачу знаний и трудовых навыков, подготовку подшефного, его адаптацию к коллективу и новому виду деятельности. Процесс предполагает личные встречи, совместный труд, усвоение нового материала, передачу и получение информации, установление обратной связи.
Для успешного протекания процесса необходимо осуществление управляющих воздействий. К ним относятся:
Планирование
Определение целей, создание Плана личного развития,
планирование ресурсов и т.д.
Организация
Создание структуры – определение путей коммуникации наставника и подшефного, места проведения встреч, привлечение консультантов и т.д.
Мотивация
Побуждение подшефного к обучению путём разъяснения и убеждения, применение материальных и нематериальных факторов для побуждения к обучению, как наставника, так и подшефного.
Выход процесса: получение результата по окончании процесса наставничества – обретение нового трудового навыка, переработка полученной информации, адаптация к коллективу и новому виду деятельности и т.д. Выход одного процесса может стать входом другого (следующего) процесса.
Приведённая схема является укрупнённой. Процесс наставничества состоит из множества процессов. Например, установление контакта, подготовка к обучению, установление двусторонней связи, определение канала коммуникации и т.д.
Процесс наставничества является непрерывным и завершается достижением поставленной цели.
Комментарии: Добавить комментарий
Пока нет комментариев.
Добавьте ваш комментарий:
Чтобы оставить комментарий вам нужно войти на сайт или зарегистрироваться.